Kelola 20.000 Dokumen Setahun, Ini Rahasia Kopi Kenangan Ekspansi 1.300 Gerai Tanpa Hambatan

Pasardana.id - Memiliki lebih dari 1.300 gerai dan hampir 10.000 karyawan yang tersebar di seluruh Indonesia, Kenangan Brands memperkirakan ada sekitar 20.000 dokumen ketenagakerjaan yang harus diproses dan ditandatangani setiap tahunnya.

Dengan skala ekspansi ini, digitalisasi memiliki peran krusial untuk pertumbuhan Kenangan Brands.

Andre Christian, Group HRIS & People Analytics Kenangan Brands mengatakan, tanpa digitalisasi, skala ekspansi Kopi Kenangan saat ini tidak mungkin terwujud.

“Teknologi memungkinkan kami mengelola ratusan sampai ribuan gerai, mengambil keputusan berbasis real-time, sekaligus menjaga standar layanan yang beragam – sesuatu yang mustahil dilakukan secara manual,” ujar Andre, dalam keterangan tertulis, Kamis (23/7).

Namun, Andre menyatakan pertumbuhan pesat tersebut juga membawa tantangan tersendiri.

“Bukan hanya soal volume dokumen ketenagakerjaan yang dikelola Kenangan Brands, namun juga memastikan setiap dokumen ketenagakerjaan selesai tepat waktu, terdokumentasi rapi, dan sah secara hukum, tanpa menghentikan operasional gerai yang menunggu proses administrasi. Di titik inilah, digital trust atau kepercayaan digital menjadi kerangka kerja yang menjamin dua aspek penting yaitu kecepatan dan keabsahan hukum berjalan beriringan. Oleh karena itu, Kenangan Brands bersinergi dengan Privy untuk mewujudkan kedua aspek tersebut,” lanjut Andre.

Senada dengan Andre, Jeremiah, Senior Manager Compensation Benefit, HR Strategy, and Performance Management Kenangan Brands mengungkapkan kompleksitas administrasi tumbuh berbanding lurus dengan jumlah gerai dan tenaga kerja yang kini di atas seribu titik operasional.

"Ketika jumlah gerai dan karyawan terus bertambah, kompleksitas administrasi ikut meningkat. Kami membutuhkan proses yang berjalan lebih cepat tanpa mengurangi ketelitian dan kepatuhan. Bagi kami, digitalisasi bukan hanya soal efisiensi, tetapi bagaimana memastikan operasional dapat terus mendukung pertumbuhan bisnis," kata Jeremiah.

Sejak mengadopsi Privy, proses penandatanganan dokumen ketenagakerjaan — mulai dari employment agreement hingga NDA — dapat diakses dari berbagai lokasi tanpa terkendala jarak dan waktu.

Proses manual yang sebelumnya menyita waktu tim HR kini berkurang drastis, membebaskan mereka untuk fokus pada pekerjaan bernilai lebih tinggi.

Digitalisasi ini juga menekan biaya cetak dan distribusi dokumen fisik, sejalan dengan komitmen sustainability Kenangan Brands.

Digital Trust sebagai Infrastruktur Pertumbuhan Ritel, Bukan Sekedar Alat Tanda Tangan

Lebih lanjut, Andre turut mengatakan bahwa Kenangan Brands memandang kolaborasi dengan Privy bukan sekadar solusi administrasi, melainkan mitra strategis dalam mengawal pertumbuhan bisnis mereka.

“Kenangan Brands menyarankan agar perusahaan lain. khususnya yang bergerak di ritel dan F&B dengan model ekspansi serupa untuk memulai digitalisasi dokumen sejak dini, sebelum skala bisnis menuntut pertumbuhan yang sangat cepat, serta memilih solusi yang efisien sekaligus patuh terhadap regulasi hukum yang berlaku di Indonesia,” lanjut Andre.

Di saat yang bersamaan, Ratu Rima Novia Rahma, VP Marketing & Communication Privy, mengatakan industri ritel dan F&B punya karakteristik yang unik dari sektor lain.

“Setiap gerai baru berarti ada proses rekrutmen, kontrak kerja, hingga kerja sama vendor baru yang harus selesai secepat gerai itu dibuka. Kalau proses administrasinya masih manual, kecepatan ekspansi akan selalu terhambat oleh birokrasi internal. Di titik inilah digital trust berperan, bukan hanya mempercepat, tapi memastikan setiap keamanan dan keabsahan hukum dari setiap dokumen yang dikelola," jelas Rima.

Menurutnya, skala Kenangan Brands yang mengelola lebih dari 20.000 dokumen ketenagakerjaan per tahun serta terus bertambah seiring ekspansi gerai, menjadi contoh konkret bagaimana digital trust bergeser dari sekadar fitur menjadi infrastruktur operasional.

"Certificate Warranty hingga Rp 1 miliar yang kami sediakan sebagai PSrE turut memberi lapisan jaminan hukum tambahan pada setiap dokumen yang ditandatangani, sehingga tim Kenangan Brands dapat memastikan kecepatan dan kepatuhan secara bersamaan," tambah Rima.